Archivar correo para liberar espacio en el buzón

Archivar correo puede ser una herramienta muy útil cuando tenemos el buzón lleno, porque seguimos teniendo acceso al correo, pero liberamos espacio en el servidor.

Uno de los primeros síntomas que notamos cuando tenemos el buzón lleno, es no poder enviar o recibir correo. Si no hemos hecho cambios en la configuración y de repente no podemos hacer uso de él con normalidad, es probable que tengamos el buzón lleno. Asimismo, confirmar el espacio de nuestra cuenta de correo es posible a través de los paneles técnicos de nuestras suscripciones o contactando con el proveedor del servicio. En este caso, en Zitelia, te facilitamos el acceso a tu panel de gestión o te confirmamos el espacio ocupado con una rápida llamada de teléfono o un correo electrónico al departamento de soporte.

Ventajas y desventajas de archivar correo para liberar espacio

Además de liberar espacio en el servidor, otra de las ventajas de archivar correo es la de poder tener de manera accesible el correo electrónico antiguo desde nuestro dispositivo. Al balancear el espacio agilizamos el uso del nuevo correo que aún se encuentra en el servidor y las búsquedas son mucho más rápidas.

No todo son ventajas, evidentemente; cuando almacenamos información fuera de un servidor, en un equipo local como el ordenador, puede pasar que se pierdan datos si el equipo sufre algún daño. Esto puede pasar tanto con los correos electrónicos, como cualquier otra información que esté alojada en el ordenador, por lo que siempre es recomendable hacer copias periódicas de los equipos en discos externos o en la nube.

Indudablemente, la mejor opción siempre es el alojamiento en el servidor. La razón es que en Zitelia realizamos copias de seguridad diarias de todos los datos almacenados en nuestros servidores, para mayor seguridad, lo que constituye un punto más de seguridad. Pero, aun así, debemos romper una lanza por el archivo de correo, ya que en muchas situaciones es de gran utilidad en el uso habitual y también para ahorrar costes de alojamientos de grandes dimensiones.

Archivar correo en Outlook

Archivar correo en Outlook es relativamente sencillo: debemos seleccionar el correo electrónico que queremos archivar y seleccionar la opción Archivar desde la barra de herramientas.

Podemos seleccionar más de un correo para archivar pulsando la tecla Mayúscula (debajo del Enter y del Bloqueo de Mayúsculas) y seleccionando el primer y último correo de la selección que queremos archivar.

Para seleccionar varios correos no continuos, podemos mantener el botón Control presionado e ir seleccionando aquellos correos electrónicos que queramos archivar, de manera aleatoria.

Archivar correo en otros gestores de correo

Todos los gestores de correo, independientemente de cuál tengamos instalado (Thunderbird, Mail, etc.) permite la posibilidad de almacenar correo en el equipo, fuera del servidor, de manera local.

Por ejemplo, en Thunderbird podemos archivar correo utilizando la tecla A al estar sobre el correo seleccionado y Mail, de Apple, utiliza el mismo sistema de Outlook, teniendo que pulsar sobre el botón Archivar de la barra de herramientas.

¿Aún no has configurado tu correo?

Uno de los temas relacionados con el correo en el servidor y el archivo en local, es la configuración en IMAP o POP. Cuando configuramos una cuenta como POP, algunos gestores tienden a almacenar toda la información en local de manera predeterminada.

Teniendo en cuenta las ventajas y desventajas antes mencionadas, es necesario sopesar los pros y contras también de esta configuración.

A continuación puedes leer el artículo en el que detallamos más información sobre este tema: Configurar correo electrónico

Y recuerda, nuestros planes de alojamiento incluyen una copia de seguridad de toda la información almacenada, para que puedas estar segura de poder recuperar tus datos en caso de incidencia.

En Zitelia llevamos más de 10 años siendo expertos en acercar las soluciones tecnológicas a las empresas.

Si necesitas una página web o alojamiento para tu empresa, no dudes en contactarnos.